Välja CRM: 7 varningstecken och 7 positiva tecken att hålla utkik efter

När du väljer CRM kan det vara avgörande för ditt projekt att veta vad du ska leta efter och vilka misstag du ska undvika. Ditt CRM-system måste ha ett tydligt syfte och vara anpassat efter verksamhetens behov, storlek och strategi.

Om du väljer fel kundvårdssystem eller implementerar det dåligt, kommer du att förlora tid, energi och pengar. Gör du rätt kommer du att höja effektiviteten, förbättra kundupplevelsen och öka försäljningen. Det är en vinst för dig, dina team och dina kunder.

Välj CRM med tillförsikt

Vi har sammanställt några av de fällor och principer som du bör tänka på när du väljer och implementerar ett CRM-system för din verksamhet. Ha dessa riktlinjer i åtanke för en smidigare implementering och en bättre långsiktig anpassning.

7 varningstecken

Vi börjar med att ta en titt på sju vanliga misstag – varningstecknen – som kan sabotera CRM-projekt. Därefter utforskar vi de sju principerna för framgång – de positiva tecknen.

1. Dina CRM-krav är inte tydligt definierade

Att implementera ett CRM-system kan vara en möjlighet att utmana dina system och ifrågasätta inrotade vanor. Du måste ta ett steg tillbaka från dina befintliga processer istället för att försöka återskapa dem i din nya lösning. Men om du vänder upp och ner på allt riskerar du att ditt CRM-projekt aldrig blir verklighet. Sammanfattningsvis: förstå vad du vill ha ut av ditt CRM-system och varför – och välj en leverantör som kan visa hur deras lösning passar dina affärsmål.

Därför är det ett varningstecken: Om CRM-systemet inte är anpassat efter dina behov kommer det att skapa fler problem än det löser.

2. Du har inte rätt CRM-projektteam

Din CRM-projektgrupp består av tre viktiga delar: en sponsor, medlemmar i IT-teamet och representanter för de affärsområden som kommer att använda CRM-systemet, till exempel försäljning, marknadsföring, kundtjänst, rapporteringsansvariga osv. Profilerna kommer att variera beroende på projektets storlek.

• Projektets sponsor har beslutsrätt och incitament. De kan ta ansvar och få saker att hända.
• Affärsteamen måste involveras från början. De finns där för att förhindra att lösningen avvisas när den implementeras och för att se till att deras kollegor är nöjda med det CRM-system du väljer. I takt med att verksamheten utvecklas bör ditt CRM-system anpassas efter alla användares behov.

Därför är det ett varningstecken: Om fel personer är involverade i CRM-urvalsprocessen blir den slutliga förändringsprocessen mycket svårare.

3. Du vill lansera allt på en gång

Se upp för big bang-effekten! Det är bättre att börja med att implementera en fungerande minimiversion av CRM-systemet som ger dig maximal användarfeedback, och sedan utöka det steg för steg. Dessa nya tillägg kan vara:

• dotterbolag
• användargrupper
• moduler
• gränssnitt
• processer
• länder
• språk

Därför är det ett varningstecken: Risken med att försöka implementera allt från början är att du tappar fokus, bränner ut dig och aldrig kommer någonvart med ditt CRM-projekt.

4. Din förändringsprocess är svag

Förändringshantering är grundstenen i projektet. Om du inte förbereder dina medarbetare kan det leda till att de inte vill använda det CRM-verktyg du har valt. Å andra sidan innebär det att människor som involveras i ett tidigt skede känner sig delaktiga och att verktyget är deras, något som underlättar deras vardag. Användarutbildning måste tas på allvar och planeras i god tid – men ha inte för bråttom med denna fas, eftersom en stor del av projektets framgång hänger på den.

Därför är det ett varningstecken: CRM är ingenting utan sina användare. Om de inte är med på tåget kommer lösningen inte att nå sin fulla potential.

 

5. Kvaliteten på dina data är dålig

Ett CRM-system innehåller en mängd olika data från flera källor som rör kunder, försäljning, leads, interaktioner, kommunikationshistorik, aktivitetsloggar, kontouppgifter osv. Det är viktigt för att:

• hantera relationer
• anpassa tjänster
• optimera försäljnings- och marknadsföringsaktiviteter
• följa upp leads och stämma av
• övervaka resultat
• genomföra marknadsanalyser

Ett CRM-system som innehåller felaktiga, ofullständiga eller inaktuella uppgifter kommer inte att användas på rätt sätt av dina team och kommer inte att bidra till ökad effektivitet eller tillväxt. Ta itu med detta på lång sikt genom att utse någon som ansvarar för datakvaliteten. Om ingen ansvarar för kvaliteten blir det en sekundär fråga för alla.

Därför är det ett varningstecken: En CRM-lösning är bara så bra som den information den innehåller. Med dåliga data får du inte ut något värde av ditt system.

6. Ditt CRM-system är inte väl integrerat

För att ge maximal nytta bör ett CRM-system vara väl integrerat med övriga komponenter i företagets IT-system.

• Ett klassiskt exempel är att integrera CRM med din ERP-programvara, eftersom det ger tillgång till Office 365-applikationer (e-post, kalender), finansiella verktyg och lagerhantering.
• Ett annat exempel är integrationen av telefoni: med klicka-för-att-ringa kan du ringa ett samtal genom att helt enkelt klicka på ett telefonnummer.

Därför är det ett varningstecken: Ditt CRM-system ska inte existera i ett vakuum. Om det inte är integrerat med andra delar av verksamheten går du miste om fördelarna, och det gör även dina kunder.

7. Du planerar inte uppdateringar av ditt CRM-system

Organisationen, verksamheten och tekniken utvecklas – och din CRM-lösning måste också utvecklas. Utse någon som ansvarar för att övervaka dessa förändringar, samla in användarnas önskemål om förändringar och förmedla dem vidare. De kan ansvara för att leda en community av användare för att se till att CRM-systemet fortsätter att uppfylla deras behov.

Därför är det ett varningstecken: Ett CRM-system som inte utvecklas i takt med verksamheten och tekniken är en bortkastad investering. Lyssna på vad de som använder systemet dagligen har för erfarenheter.

Undvik dessa sju misstag så ökar dina chanser att lyckas med implementeringen av ett CRM-system avsevärt. Ett väl implementerat CRM förändrar hur en verksamhet fungerar. Bra planering, rätt personer på rätt plats och effektiv förändringshantering är avgörande för att få ut mesta möjliga av din investering.

7 steg till framgång

Vilka positiva steg kan bidra till att ditt projekt lyckas? Det här är våra sju positiva tecken.

1. Dina CRM-krav är tydliga

Definiera dina mål och vem som kommer att använda systemet. Vill du:

• effektivisera kontakterna?
• förbättra kunduppföljningen?
• automatisera kommunikationen?
• fatta smartare, datadrivna beslut?

Välj ett system som löser dina problem, processer, skalbarhet och resultat – inte bara utifrån funktionerna.

2. Du har ett balanserat, tvärfunktionellt team

Involvera användare, IT-specialister, ledningen och förändringsaktörer tidigt i processen för att öka chanserna att få genomslag. Det system du väljer måste fungera för dina team, och de måste känna att de är en del av processen.

3. Du har en stegvis strategi för implementering av CRM

Ha inte för bråttom med implementeringen. Börja smått, med det viktigaste, och bygg sedan ut steg för steg. Det innebär att du snabbt kan leverera värde utan att köra fast.

4. Din plan för förändringshantering är väl genomtänkt

Se till att utbildning, nyckelpersoner och kommunikation finns på plats från dag ett. Se till att dina team känner sig delaktiga i valet av CRM-system och hjälp dem att använda det. Lyssna på deras feedback och implementera deras förslag när det är lämpligt.

5. Dina data är korrekta, välhanterade och användbara

Förbered dina data lika noggrant som du väljer din CRM-plattform och utse någon som ansvarar för dem. För att vara effektiv måste dina data vara korrekta. Se till att det blir rätt.

6. Du har konfigurerat integrationer som styrs av arbetsflöden

Se till att CRM-systemet passar din tekniska infrastruktur och ditt arbetsflöde. Det måste vara en central del av ditt affärsekosystem. Det innebär integration med:

• e-post
• kalendrar
• telefoni
• ekonomi
• lager

7. Du har en plan för att kontinuerligt förbättra ditt CRM-system

Du har valt ett CRM-system som uppfyller dina behov och passar dina affärsmål. Dina team är med på tåget. Men att implementera det på arbetsplatsen är inte det sista steget – det är bara början. Ha en plan för att anpassa och förbättra ditt CRM-system i takt med att din verksamhet och bransch förändras.

 

Vi finns här för att hjälpa dig

Genom att följa dessa enkla råd och tips kan du välja ett CRM-system med tillförsikt och få ut mesta möjliga av din investering. Tänk på detta när du väljer system och undvik de vanligaste misstagen. Rätt val kommer att effektivisera verksamheten, öka affärsresultaten och förbättra kundupplevelsen. Är du redo att välja rätt?

Vårt säljteam hjälper dig gärna.