Customer case: Vistapaint

Vistapaint och Tribe: ett perfekt recept för effektivitet

VISTAPAINT B.V. är en ledande leverantör av specialfärger, spackel och gips. Det nederländska företaget distribuerar både egna varumärken och recept samt produkter från partners till grossister i hela Benelux. Företagets DNA präglas av tillväxt, hållbarhet och innovation – värderingar som genomsyrar allt de gör. Det märks i de energieffektiva lokalerna, i sortimentet av biobaserade produkter och inte minst i deras arbetssätt. I det senare spelar Tribe en nyckelroll, och hjälper Vistapaint att nå högre effektivitet och bättre samarbete.

Vistapaint grundades 1953 av Leo Reichert och har sedan dess drivits vidare av hans söner Roderick och Lodewijk – ett äkta familjeföretag. Företaget strävar ständigt efter tillväxt, och det är ingen överdrift att säga att de lever upp till ambitionen: de tidigare lokalerna i Voorburg blev snabbt för små och har sedan dess ersatts av toppmoderna faciliteter i Nootdorp. Därifrån levererar Vistapaint specialfärger till grossister över hela Benelux. Med sitt fokus på nischade produkter är teknisk rådgivning dessutom en central del av företagets verksamhet.

Behovet av ett centralt CRM-system

I takt med företagets tillväxt blev behovet av ett CRM-system allt tydligare. Ron Versteeg, projektledare på Vistapaint, ansvarade för både sökandet och implementeringen:

”Fram till för ungefär fyra år sedan hade vi inget CRM-system. Vi samlade in stora mängder kunddata, men dessa låg utspridda – i olika mappar på datorer, i personliga inkorgar och ibland i ERP-systemet. Det fanns ingen central plats där all information lagrades strukturerat. Det gjorde det svårt för kollegor att snabbt hitta den data de behövde. Därför blev ett centralt CRM-system en nödvändighet för oss.”

Pusselbitarna faller på plats med Tribe

”Vistapaint undersökte noggrant vilka behov och syften vi ville uppnå med ett CRM-system. Det ledde till flera diskussioner med olika leverantörer,” berättar Ron.

”Med Tribe CRM föll pusselbitarna på plats. Verktyget erbjuder allt Vistapaint behöver: från registrering och spårning av kunddata, rapportering och hantering av klagomål till teknisk rådgivning och omfattande automatiseringsmöjligheter. Dessutom är de månatliga kostnaderna betydligt lägre än hos andra system – och samarbetet med människorna på Efficy klickade direkt, vilket inte är oviktigt vid en sådan investering.”

“CRM-verktyget erbjöd en rad värdefulla funktioner: allt från registrering och spårning av kunddata, rapporter, hantering av klagomål och kundrekommendationer, till avancerade automatiseringsfunktioner.”

Ron Versteeg • Projektledare på Vistapaint

Effektivare samarbete

Tribe används på Vistapaint av fyra avdelningar: lagret, kundtjänst, säljteamet samt teknik- och konsultationsavdelningen – och i framtiden även av marknadsavdelningen. ”Att ge teknisk rådgivning är en viktig del av vårt arbete. Våra representanter besöker kunderna för att bedöma situationen, medan specialisterna på kontoret undersöker rätt lösning och rekommenderar de mest lämpliga produkterna med korrekt applicering på underlaget,” förklarar Ron.

Tack vare Tribe har denna process blivit mycket mer effektiv. ”Representanterna skapar sina besöksrapporter direkt i Tribe, vilket gör att all relevant information om varje kund är lättillgänglig internt. När rådgivning har getts utvecklas den i systemet, kontrolleras av en tekniker på kontoret, justeras vid behov i samråd med representanten och godkänns slutligen. Representanten meddelas sedan automatiskt via e-post. Denna koppling till Outlook sparar tid och gör att de inte längre behöver logga in i CRM-systemet separat – all rådgivning nås med ett enda klick.”

”Automatiseringen av vidarebefordran av rådgivningsbekräftelser via Outlook uppskattas verkligen av våra representanter. Den gör att de får rätt rådgivning direkt i Tribe CRM med minimal ansträngning.”

Nu är även uppföljningen av klagomål och rapportering mycket mer effektiv. ”Alla kan se vad som händer med en snabb blick”, säger Ron. ”Detta gör det inte bara möjligt för teamen att agera snabbare och mer fokuserat – ledningen får också en bättre förståelse för företagets verksamhet.” Ron själv tycker att deras flexibla dashboards är ett stort plus: ”Tack vare widgets kan du ställa in dem precis som du vill. Allt jag behöver finns tillgängligt med några få klick. Jag kan omedelbart se vem som följer upp vilka klagomål, vad statusen är för rådgivningen, vilka åtgärder som fortfarande är öppna osv.”

Aktiv delaktighet för alla

Det fungerar jättebra nu, men i början var det väldigt svårt, minns Ron. ”Många medarbetare tyckte att det var för mycket jobb. Representanterna vill till exempel bara komma ut på vägarna, besöka kunder och sälja. De såg ett CRM-system som extra administration och arbete, snarare än ett verktyg.”

”Det är viktigt att alla är delaktiga i ett sådant projekt från början. Genom informationstillfällen växte stödet steg för steg.”

Därför ansåg Ron att det var viktigt att få alla att delta aktivt från början. ”Alla avdelningar och alla personer måste delta i ett sådant projekt. Så jag organiserade flera informationsträffar. Jag visade vad en dashboard är, hur man söker, hur man lägger till en kund, skapar ett klagomål osv. Jag frågade om allas erfarenheter och funderade på hur jag kunde förtydliga det hela. På detta sätt växte stödet steg för steg.”

Nu är även de som var skeptiska från början övertygade. ”Ju mer systemet används, desto bättre blir det, och desto större fördelar får alla av det. Genom att använda det effektivt upptäckte fler och fler medarbetare att det faktiskt är ett användbart verktyg. Jag hör hela tiden att arbetet är mycket enklare nu. Kunddata, rapportering, besöksrapporter, klagomål… Du kan hitta allt i Tribe CRM-systemet på ett ögonblick. Detta sparar inte bara tid utan gör också arbetet mycket enklare och roligare.”

Support, uppdateringar och inspiration

När Ron får frågan om han skulle rekommendera Tribe behöver han inte fundera länge. ”Självklart! Implementeringen gick mycket smidigt och supporten är både kunnig och tillgänglig. Jag är ett fan av ärendehanteringssystemet: om någon från supportavdelningen är borta kan en kollega enkelt ta över. Det är också roligt att se att efficy fortsätter att utveckla Tribe, med regelbundna uppdateringar och nya funktioner som läggs till. Det innebär att vi som företag också kan växa med detta system.”

”Det uppdateras regelbundet och nya funktioner läggs till kontinuerligt. Det innebär att vi som företag också kan växa med detta system.”

Förutom verktyget och supporten uppskattar Ron även mervärdena: ”Webinar är ett utmärkt exempel. Du ser hur företag i olika branscher – kemiföretag, bilföretag, sjukhus, … – arbetar med ”Tribe”-systemet. Det är intressant att höra om dessa fall och själv lära sig av dem. I det avseendet är det också viktigt att Tribe CRM fortsätter att utvecklas kontinuerligt och gör förbättringar baserat på feedback.”

Fortsatta ambitioner

Nu när Tribe har använts i flera år arbetar Vistapaint med nästa steg. ”Vi arbetar för närvarande intensivt med ett centralt PIM-system (Product Information Management), där vi vill integrera vårt ERP-system, vårt WMS (Warehouse Management System), Tribe och andra verktyg. Det kommer att öka vår effektivitet ytterligare.”

Ron ser också många möjligheter inom marknadsföringsområdet: ”Jag vill också integrera Tribe i vår marknadsföringsstrategi. All kunddata finns i CRM-systemet och är uppdaterad, vilket gör det till en perfekt utgångspunkt för utskick och nyhetsbrev. Det är definitivt en aspekt som vi kommer att utnyttja inom en snar framtid”, avslutar han.

Tribe – mer än bara en CRM-plattform

Tribe är en anpassningsbar plattform där du har full kontroll utan att behöva skriva en enda rad kod. Från vår plug-and-play-implementering till en personlig arbetsplats anpassar sig Tribe efter de unika behoven hos dina sälj-, marknadsförings- och kundtjänstteam.

Upptäck Tribe