“Jag har aldrig behövt säga 'nej' internt – vad vi än kommer på kan vi uppnå det med Tribe”
Jelle Dröge • Funktionsadministratör på Verdi Fit
Customer case: Verdi Fit
Verdi Fit väljer Tribe som drivkraften bakom tillväxt och kvalitet
Från fragmenterad data till en samlad källa
Sedan bytet i slutet av 2022 har företagshälsovårdstjänsten Verdi Fit fullständigt förvandlat sin kundhantering med Tribe. Det som tidigare var spritt över Excel-filer, Outlook-kontakter och ett annat CRM-system finns nu samlat på en enda plattform som växer med organisationen. “Jag har aldrig behövt säga ‘nej’ internt – vad vi än kommer på kan vi uppnå det med Tribe,” säger Jelle Dröge, funktionsadministratör på Verdi Fit. Resultatet: ökad tydlighet, omfattande automation som sparar timmar varje vecka och ett proaktivt förhållningssätt till kundservice som lever upp till Verdi Fits löfte om kvalitet.
Företagshälsovårdstjänsten som gör annorlunda
Verdi Fit, tidigare känt som BrinQer, är en regional företagshälsovårdstjänst med rikstäckning som tillhör Verdi Group. I över tjugo år har Verdi Fit hjälpt organisationer att hålla medarbetare friska och produktiva – med fokus på 96 % närvaro snarare än 4 % sjukfrånvaro. Kvalitet går före kvantitet; Verdi Fit strävar inte efter att vara störst, utan att vara en ledande partner som proaktivt förebygger frånvaro i nära samarbete med sina kunder. Teamet betjänar både större organisationer (som Schiphol, Pluryn och regionala sjukhus) och lokala små och medelstora företag. Dessa kunder får tjänster som sträcker sig från företagshälsovårdsrådgivning, frånvarohantering, företagsläkare och rehabilitering till utbildningar och förebyggande medicinska undersökningar – allt för att säkerställa friska medarbetare.
Varför Tribe?
Den avgörande faktorn var flexibilitet. Tribe gav möjlighet att själva anpassa systemet. Verdi Fit deltog i Tribes Early Bird-program där Jelle och två kollegor lärde sig bygga egna automationer och moduler. "Vi började konsultera från första början: vad vill vi använda det till, och vilka processer som idag faller utanför ett system kan vi integrera i Tribe?" säger Jelle. Målet var tydligt: en enda integrerad plattform i stället för en massa separata informationsöar. Valet blev dessutom naturligt eftersom ett systerbolag inom Verdi Group redan hade erfarenhet av Tribe, vilket gjorde övergången ännu smidigare.
Bred användning och smart automation
Verdi Fit valde en bred ansats för implementeringen. Medan många organisationer börjar i liten skala med CRM fick här alla tillgång. “På Verdi Fit är det lättare att fråga vem som inte använder Tribe – absolut alla har tillgång,” skrattar Jelle. Det innebär att varje kollega alltid har tillgång till aktuell kunddata och ingenting förvaras i dubbletter längre.
Utöver denna breda användning har Verdi Fit skräddarsytt Tribe i minsta detalj efter sina egna processer. Med hjälp av Tribes konsulter byggde teamet nya funktioner i korta iterationer. Några exempel på denna smarta automation:
- En flygande start för nya kunder: Så snart en försäljningsmöjlighet markeras som ‘Vunnen’ utlöser Tribe automatiskt ett onboarding-arbetsflöde. Uppgifter tilldelas alla relevanta kollegor för att säkerställa att den nya kunden är helt förberedd innan avtalat startdatum. Inga spridda mejl längre, utan realtidsinsyn i framstegen. Resultatet: när tjänsten börjar är allt klart.
- Löpande uppföljning: Verdi Fit håller proaktivt kontakt med kunderna efter varje servicebesök eller utbildning. Tribe skapar automatiskt uppföljningsuppgifter med fasta intervall. Systemet påminner ansvarig person om att höra av sig till kunden för att se hur det går eller be om feedback. Det säkerställer att ingen uppföljning någonsin glöms bort. Denna strukturerade uppföljning gör att kunderna känner sig hörda och stöttade även efter att ett program avslutats – vilket ytterligare stärker relationen.
- Insyn i mejlpreferenser med ett klick: Ett slående exempel på Tribes flexibilitet är hur Verdi Fit registrerat kommunikationspreferenser för alla sina kontakter. “Vi skapade ett ‘mejlgrupper’-fält på kontakter, med en reglage för nyhetsbrevsprenumeration,” förklarar Jelle. Om du aktiverar det reglaget för en kontakt skickar Tribe automatiskt ett personligt mejl som frågar vilka uppdateringar personen vill prenumerera på. Via ett länkat Typeform-formulär lämnar mottagaren sina preferenser, och den informationen matas tillbaka till Tribe. Hundratals kontakter har lämnat sina preferenser på detta sätt. “Det hade varit en otänkbar mängd arbete om vi hade behövt skicka mejl ett och ett,” säger Jelle. “Nu gjordes det med en knapptryckning. Jag kan faktiskt inte föreställa mig hur vi klarade oss förut.” Tack vare detta arbetssätt kunde vi i blixtfart uppfylla nya kommunikationskrav och lagkrav, utan manuellt krångel.
Verdi Fit använder Tribe så brett som möjligt: utöver exemplen ovan övervakas även leverantörsdata i Tribe, och till och med offboarding-processen när en kund lämnar har standardiserats. Allt går genom samma centrala applikation.
“Folk ser ofta CRM som ett verktyg för försäljningsmöjligheter och kanske utskick. Men paketet är så flexibelt att du kan integrera processer du kanske inte tänker på från början; från automatiska mejl och onboarding-processer till kundnöjdhetsundersökningar. Diskutera möjligheterna.”
Jelle Dröge • Funktionsadministratör på Verdi Fit
Större tydlighet, tidsbesparingar och kundfokus
Effekterna av denna CRM-omvandling märks tydligt. All information finns på ett ställe och är tillgänglig för alla. Möten flyter effektivare eftersom folk direkt i Tribe kan se vilka försäljningsprocesser som pågår, vilka åtgärder som väntar och vem som arbetar med vad. Jelle och hans team behöver inte längre gräva genom mejlarkiv för att veta var de står med en kund: de öppnar helt enkelt Tribe.
Dessutom har en massiv effektivitetsökning uppnåtts. Eftersom många rutinuppgifter automatiserats sparar de enormt mycket tid. "Det sparar otroligt mycket tid – jag kan inte föreställa mig hur vi gjorde förut," säger Jelle och syftar bland annat på mejlpreferens-processen. Hans kollegor kan nu fokusera på substantiell kundkontakt snarare än administration. Fördelarna känns även internt: personalen har anammat systemet eftersom det underlättar deras arbete (det mesta sköts ju redan eller påminns om).
Dessutom har en massiv effektivitetsökning uppnåtts. Eftersom många rutinuppgifter automatiserats sparar de enormt mycket tid. "Det sparar otroligt mycket tid – jag kan inte föreställa mig hur vi gjorde förut," säger Jelle och syftar bland annat på mejlpreferens-processen. Hans kollegor kan nu fokusera på substantiell kundkontakt snarare än administration. Fördelarna känns även internt: personalen har anammat systemet eftersom det underlättar deras arbete (det mesta sköts ju redan eller påminns om).
Kunderna får också nytta. Verdi Fit kan nu noggrant följa varje lead och varje pågående avtal. "Jag tror inte man kan hålla sitt arbete organiserat och sin uppföljning stram utan CRM, definitivt inte med så många kunder," konstaterar Jelle. Tack vare Tribe ligger Verdi Fit alltid ett steg före kunden. Till exempel: dagen en ny kund startar är allt redan klart (konton, möten, filer) eftersom den processen började i Tribe veckor tidigare. Och om en kunds organisation förändras eller lämnar säkerställer Verdi Fit en smidig överlämningsprocess via Tribe, vilket håller dörren öppen för framtida samarbete. Detta professionella, proaktiva förhållningssätt ökar kundnöjdheten och skiljer Verdi Fit från marknaden.
Partners i framgång och blickar framåt
Under implementeringen och utrullningen upplevde Verdi Fit samarbetet med Tribe som mycket positivt. “Vi har naturligtvis mött utmaningar också, men Tribe har alltid stöttat oss väl,” berättar Jelle. Tribe-teamet bidrar också aktivt med idéer kring nya krav. De gav till exempel feedback för att göra Outlook- och kalenderintegreringen mer användarvänlig. Den öppna kommunikationen bygger förtroende. Dessutom ser Jelle att Tribe ständigt utvecklar nya funktioner. Han deltog nyligen i ett Tribe-webbinarium om AI-integrationer, inklusive Tribe AI Sales Agent och kundsentimentanalys. “Det är otroligt intressant att se vad som redan är möjligt med AI,” säger Jelle, som följer sådana innovationer noga.
Verdi Fit ser därför fram emot nästa omgång optimeringar. Internt är företagets motto: ‘uppnå så mycket output som möjligt med så lite input som möjligt’. De siktar på att ytterligare automatisera allt som är repetitivt och att göra komplex data (som omsättning eller kapacitetsplanering) transparent via Tribe för bättre prognoser. Verdi Fit arbetar också med systerbolag på en enda delad Tribe-miljö för hela Verdi Group. Detta kommer att möjliggöra att leads och kundinformation delas och utnyttjas över hela koncernen i framtiden.
Jelles tips för växande företag
“Tänk bortom försäljning,” råder Jelle organisationer som börjar använda Tribe (eller CRM generellt). “Folk ser ofta CRM som ett verktyg för försäljningsmöjligheter och kanske utskick. Men paketet är så flexibelt att du kan integrera processer du kanske inte tänker på från början; från automatiska mejl och onboarding-processer till kundnöjdhetsundersökningar. Diskutera möjligheterna.” Med Tribe har Verdi Fit upptäckt att den enda gränsen är den egna kreativiteten. “Man säger alltid: himlen är gränsen. För mig är inte himlen gränsen – det går mycket högre!” avslutar Jelle entusiastiskt.
