Customer case: OfficeFit

OfficeFit upplever internationell tillväxt med strukturerad CRM-strategi

OfficeFit är idag en ledande innovatör inom ergonomiska arbetsplatslösningar och hälsoteknologi. Under ledning av ägaren och VD:n Kristian Bjerg har det danska företaget utvecklats från en traditionell möbelleverantör till ett teknikdrivet SaaS-företag med internationella kunder och ambitiösa tillväxtplaner. Företaget arbetar målinriktat med förebyggande insatser som kärnan i sin strategi.

Vision och framgångar

Denna framgång har inte kommit av sig själv. OfficeFit har byggt starka partnerskap med Aalborgs Universitet och utvecklat GetUp-plattformen – en hälsoteknologisk lösning som riktar sig både till företag och kommuner för att stödja livsstilsprogram för medborgare. "Lanseringen av vår nya teknologi, GetUp, som vi utvecklat tillsammans med Aalborgs Universitet, Health & Science Technology, är en av våra största framgångar," säger Kristian.

Företaget har också genomfört ett framgångsrikt forskningsprojekt i Norge och är nära att säkra investerare för nästa tillväxtfas. Bjerg beskriver det nya marknadssegmentet: "Vi har lyckats stödja kommuner i livsstilsprogram för medborgare, som har haft stora vinster av vår teknologi."

Men precis som många andra växande företag insåg OfficeFit snabbt att teknologisk innovation inte räcker. Administrativa processer och datastruktur måste hänga med.

“När jag gör styrelse- och bankrapporter tog det tidigare en hel dag – nu tar det en timme.”

Kristian Bjerg • Ägare och VD på OfficeFit

Utmaningen OfficeFit behövde lösa

Med 21 anställda och internationella kunder blev de administrativa processerna en kritisk flaskhals. Som Kristian förklarar: “Beslutet togs när vi behövde få ordning på vår databas så att vi kunde arbeta mer strukturerat i takt med vår tillväxt.”

Problemet var välkänt: Excel-ark utspridda över avdelningar, ingen central datakälla och brist på överblick över säljprocesser. För ett företag med internationella ambitioner var situationen ohållbar. Denna utmaning fick Kristian att söka en grundlig och vetenskaplig lösning.

Valet av WebCRM och implementeringsresan

Kristian valde en vetenskaplig metod och samarbetade med studenter från Aalborg och Aarhus Universitet. “Vi arrangerade ett projekt med studenter från Aalborg och Aarhus Universitet för att analysera våra arbetsflöden och hur de kunde digitaliseras,” berättar han.

Denna sex månader långa analys blev avgörande. Studenterna intervjuade medarbetare och hjälpte till att effektivisera sälj- och uppföljningsprocesser innan de identifierade rätt system. “Det rådde ingen tvekan om att det var WebCRM vi skulle välja”, säger Kristian. Han lyfter fram flexibiliteten som den avgörande faktorn: “Det som tilltalade oss mest var möjligheten att själva kunna anpassa systemet. Hos andra leverantörer krävdes dyra konsulttimmar för ändringar.”

Implementeringen planerades lika noggrant. De medarbetare som deltagit i projektgruppen blev superanvändare genom kurser hos WebCRM i Fredericia. Kristian satte en tydlig riktning: “Alla skulle vara med, och alla skulle använda systemet. Om det inte står i WebCRM, så existerar det inte.”

Denna kulturella inställning säkrade bred acceptans i organisationen och blev nyckeln till en lyckad implementering.

Levererat värde och resultat

Resultaten kom snabbt och var mätbara. Den mest påtagliga vinsten var tidsbesparingen i ledningsrapporteringen. "Tidigare behövde jag exportera data till Excel. Nu är det helt automatiserat. När jag gör styrelse- och bankrapporter tog det tidigare en hel dag – nu tar det en timme," säger Bjerg.

WebCRM:s aktivitetsmodul har också skapat operativ flexibilitet. Om en medarbetare är sjuk kan kollegor enkelt ta över eftersom allt hanteras som aktiviteter i systemet. Som ledare har Kristian nu ett verktyg för proaktiv personalledning, där han kan se belastningen och fatta beslut om avlastning.

Dessa förbättringar har inte bara optimerat den dagliga driften utan också lagt grunden för OfficeFits nästa tillväxtfas.

Strategiska nästa steg

Med en solid CRM-plattform på plats kan OfficeFit nu fokusera på internationell tillväxt. Kristian förklarar: "De kommande 12–18 månaderna handlar om att stärka vår position på den danska marknaden, därefter har vi en strategi för internationalisering i närliggande marknader – Norge, Sverige, Tyskland och Nederländerna."

WebCRM kommer att spela en central roll i denna tillväxt, särskilt inom customer success.
För andra företag som överväger liknande investeringar har Kristian ett tydligt råd: “Jag kan inte förstå varför man inte skulle ha det. Mitt råd: börja—och börja tidigt.”

För honom är flexibilitet nyckeln: “Det är flexibelt. Och den flexibiliteten är det jag tycker är helt fantastiskt med WebCRM.”

Som Kristian Bjerg avslutar: “Vi är helt enkelt supernöjda med samarbetet.”