Maak je gebruik van Moneybird voor je administratie? Dan bespaart de koppeling tussen Tribe CRM en Moneybird je veel tijd. Fouten die mogelijk ontstaan door het handmatig invoeren van relaties zijn voorgoed verleden tijd. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide integratie ook automatisch aangemaakt in Moneybird.
- Welke functionaliteiten heeft de koppeling met Moneybird?
- Hoe activeer ik de koppeling ?
- Deactiveren en verwijderen van gegevens
- Welke data wordt gesynchroniseerd?
1 Welke functionaliteiten heeft de koppeling met Moneybird?
De Moneybird koppeling bestaat uit drie onderdelen:
- Relatie synchronisatie
- Product synchronisatie
- Factuur synchronisatie
Relatie synchronisatie
Bij het activeren van de koppeling worden in de initiële synchronisatie de klanten uit Moneybird automatisch in Tribe CRM geladen. Hierbij wordt een duplicaten controle uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van een uniek ID uit Moneybird. Indien deze niet wordt gevonden wordt er een extra controle uitgevoerd op debiteurennummer. De inactieve relaties worden niet gesynchroniseerd naar Tribe CRM.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Zowel van Tribe CRM naar Moneybird, als andersom. De synchronisatie vindt plaats op basis van het unieke ID in Moneybird.
Een nieuwe klant krijgt in Tribe altijd een debiteurnummer. Wanneer je gebruik maakt van Moneybird koppeling wordt dit nummer overschreven met het klantnummer dat door Moneybird wordt toegekend.
Product synchronisatie
De koppeling voorziet ook in de synchronisatie van producten. Net als de relaties worden ook de producten via een twee-weg synchronisatie toegepast. Hierbij wordt de controle op duplicaten uitgevoerd op het unieke ID en de referentie van het product in Moneybird.
Factuur synchronisatie
Wanneer een factuur de status Verstuurd krijgt, wordt deze automatisch als externe factuur gesynchroniseerd naar Moneybird. Op deze manier heb je een openstaande post in Moneybird die wacht op betaling. Na betaling kun je de status van de factuur aanpassen in Tribe CRM of Moneybird. In beide gevallen zal automatisch de status worden bijgewerkt.
2 Hoe activeer ik de koppeling?
- Open rechts bovenaan in je scherm de Marketplace
- Ga naar de tab Financieel en selecteer Moneybird
- Activeer de koppeling door op “Activeren” te klikken
- Vul in het pop-up scherm de gebruikersnaam en wachtwoord in van de Moneybird omgeving die gekoppeld moet worden en selecteer eventueel de juiste administratie.
- Koppel de juiste grootboekrekeningen en BTW groepen. (De in Tribe CRM gedefinieerde BTW codes moeten aan de juiste BTW codes en grootboekrekeningen van Moneybird worden gekoppeld. Welke BTW codes gekoppeld moeten worden is afhankelijk van het land van het bezoekadres van je eigen organisatie).
- Koppel ook de juiste adresregel uit Moneybird. In Moneybird is het mogelijk twee adresregels aan te maken, in de koppeling kan maar één regel worden gesynchroniseerd.
- Na activatie wordt direct de initiële synchronisatie gestart van Moneybird naar Tribe CRM. Afhankelijk van de grote van je administratie, kan dit enige tijd duren.
3 Deactiveren en verwijderen van gegevens
Naar verloop van tijd is het natuurlijk mogelijk dat je relatie- of productgegevens moet opschonen.
Verwijderen van gegevens
Als je gegevens uit Tribe verwijderd dan is het belangrijk om te weten dat de koppeling nooit gegevens zal verwijderen uit Moneybird. Andersom is dit ook het geval. Wanneer je gegevens uit Moneybird verwijderd, worden deze gegevens nooit uit Tribe CRM verwijderd.
Deactiveren van gegevens
Wanneer je een relatie in Moneybird deactiveert wordt deze in Tribe CRM verwerkt met de status ‘voormalig’. De relatie blijft nog actief. Wanneer je een relatie in Tribe deactiveert dan wordt dit niet bijgewerkt in Moneybird.
4 Welke data wordt gesynchroniseerd?
De volgende velden uit Tribe CRM worden gesynchroniseerd:
Organisatie:
| Tribe CRM | Moneybird |
|---|---|
| Naam van de organisatie | Bedrijfsnaam |
| Factuuradres | Straat, postcode, plaats, land |
| Telefoon | Telefoonnummer |
| E-mailadres | E-mailadres facturen |
| Debiteurnummer | Klantnummer |
| KvK nummer | Kvk-nummer |
| IBAN nummer | IBAN |
| BTW nummer | BTW-id |
Persoon:
| Tribe CRM | Moneybird |
|---|---|
| Voornaam | Voornaam |
| Achternaam | Achternaam |
| Privé adres | Straat, postcode, plaats, land |
| Privé telefoon | Telefoonnummer |
| Privé e-mailadres | E-mailadres facturen |
| Debiteurnummer | Klantnummer |
| IBAN nummer | IBAN |
Contactpersoon:
| Tribe CRM | Moneybird |
|---|---|
| Voornaam | Voornaam |
| Achternaam | Achternaam |
| Telefoon | Telefoon |
| E-mailadres | E-mailadres |
| Afdeling | Afdeling |
Product:
| Tribe CRM | Moneybird |
|---|---|
| Naam | Titel |
| Omschrijving | Omschrijving |
| Verkoopprijs | Bedrag |
| Code | Referentie |
| BTW | BTW-tarief |