Boekhouding | September 4, 2024

e-Boekhouden koppeling met Tribe CRM

Maak je gebruik van e-Boekhouden voor je administratie? Dan bespaart de koppeling tussen Tribe CRM en e-Boekhouden je veel tijd. Fouten die mogelijk ontstaan door het handmatig invoeren van relaties zijn voorgoed verleden tijd. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide integratie ook automatisch aangemaakt in e-Boekhouden.

  1. Welke functionaliteiten heeft de koppeling met e-Boekhouden?
  2. Hoe activeer ik de koppeling?
  3. Deactiveren en verwijderen van gegevens
  4. Welke data wordt gesynchroniseerd?

1 Welke functionaliteiten heeft de koppeling met e-Boekhouden

De e-Boekhouden koppeling bestaat uit drie onderdelen

  • Relatie synchronisatie
  • Product synchronisatie
  • Factuur synchronisatie

Relatie synchronisatie
Bij het activeren van de koppeling worden in de initiële synchronisatie de (particuliere) klanten uit e-Boekhouden automatisch in Tribe CRM geladen. Hierbij wordt een duplicatencontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van een uniek ID uit e-Boekhouden. Indien op basis van dit ID geen relatie wordt gevonden, dan wordt een extra controle uitgevoerd op basis van debiteuren/crediteuren nummer. De inactieve relaties worden niet gesynchroniseerd naar Tribe CRM. Deze controle geldt voor zowel klanten als particuliere klanten.

Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens direct bijgewerkt van Tribe naar eBoekhouden. Andersom vindt een periodieke synchronisatie plaats. De synchronisatie vindt plaats op basis van het unieke ID in e-Boekhouden.

Om een nieuwe klant van Tribe naar eBoekhouden te synchroniseren is een debiteurnummer bij de relatie noodzakelijk. Zonder een uniek debiteurnummer wordt de relatie niet gesynchroniseerd. Een debiteurnummer kan automatisch worden toegevoegd bij het aanmaken van een nieuwe klant in Tribe. Klik op de link voor meer informatie over het activeren van de automatische nummering in Tribe CRM.

Product synchronisatie
De koppeling voorziet ook in de synchronisatie van producten. De producten uit eBoekhouden worden periodiek naar Tribe gesynchroniseerd. Hierbij wordt de controle op duplicaten uitgevoerd op het ID van e-Boekhouden. Andersom vindt geen synchronisatie plaats.

Factuur synchronisatie
We gaan ervan uit dat je facturen maakt en verstuurt vanuit Tribe CRM. Als een factuur de status Verstuurd heeft in Tribe CRM, wordt deze direct als open post gesynchroniseerd naar e-Boekhouden. De betaling in eBoekhouden wordt periodiek verwerkt in Tribe CRM.

Let op: voor de synchronisatie van facturen naar eBoekhouden is het noodzakelijk de betalingstermijn in te voeren.

Periodieke synchronisatie: de synchronisatie van relaties, producten en betalingen van eBoekhouden naar Tribe CRM vindt periodiek plaats met een interval van 24 uur.

3 Hoe kan ik de koppeling activeren?

Let op! Staan er al gegevens in je financiële administratie én in je Tribe omgeving? Controleer dan eerst of de juiste debiteur- en crediteur nummers zijn ingevoerd bij de klanten en leveranciers in Tribe CRM. Dit om dubbelingen te voorkomen n.a.v. de initiële import.

  1. Open rechts bovenaan in je scherm de Marketplace
  2. Ga naar de tab Financieel en selecteer e-Boekhouden
  3. Activeer de koppeling door op “Activeren” te klikken
  4. Voer je gebruikersnaam en beveiligingscodes in en klik op inloggen.
  5. De configuratie wordt opgehaald. Koppel daarna de juiste grootboekrekeningen en BTW groepen. (De in Tribe CRM gedefinieerde BTW codes moeten aan de juiste BTW codes en grootboekrekeningen van e-Boekhouden worden gekoppeld. Klik daarna op de knop Koppeling activeren en initiële import starten.
  6. Na activatie wordt direct de initiële synchronisatie gestart van e-Boekhouden naar Tribe CRM. Afhankelijk van de grootte van je administratie, kan dit enige tijd duren.

4 Deactiveren en verwijderen van gegevens

Naar verloop van tijd is het natuurlijk mogelijk dat je relatie- of productgegevens moet opschonen.

Verwijderen van gegevens

Als je gegevens uit Tribe verwijderd, dan is het belangrijk om te weten dat de koppeling nooit gegevens zal verwijderen uit e-Boekhouden.  Andersom is dit ook het geval. Wanneer je gegevens uit e-Boekhouden verwijdert, worden deze gegevens nooit uit Tribe CRM verwijderd.

Deactiveren van gegevens

Wanneer je een relatie in e-Boekhouden inactief maakt wordt deze in Tribe CRM op dit moment nog niet verwerkt met de status ‘voormalig’. De relatie blijft nog actief.

Wanneer je in e-Boekhouden een product deactiveert dan wordt deze in Tribe CRM verwerkt met de status ‘inactief’. Deze actie wordt vrijwel direct bijgewerkt in e-Boekhouden.

6 Welke data wordt gesynchroniseerd?

De volgende velden uit Tribe CRM worden gesynchroniseerd:

Organisatie:

Tribe CRM eBoekhouden
Organisatienaam Bedrijf
Debiteurennummer Code
Telefoonnummer Telefoon
E-mail E-mail
Website Website
BTW nummer BTW nummer
KvK nummer KvK nummer
BIC BIC
IBAN IBAN
Factuuradres Vestigingsadres
Postadres Postadres
Bezoekadres Wordt niet gesynchroniseerd

 

Particulier:

 

Producten:

Tribe CRM eBoekhouden
Eenheid Eenheid
Is prijs wijzigbaar Default instelling = waar
Is omschrijving wijzigbaar Default instelling = waar
Is BTW wijzigbaar Default instelling = waar
Code Code
Productnaam Omschrijving
Inkoopprijs Inkoopprijs excl. btw
Verkoopprijs Prijs excl. btw
BTW BTW percentage

 

Factuur:

Tribe CRM eBoekhouden
Factuurdatum Datum
Debiteurnummer Code
Factuurnummer Factuur
Onderwerp Omschrijving
Betalingstermijn Vervaldatum